Politique sur les renseignements personnels
VOTRE VIE PRIVÉE EST IMPORTANTE POUR NOUS
Nous comprenons vos préoccupations au sujet de la protection de vos renseignements personnels et vous assurons la toute transparence dans nos politiques et nos procédures en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de protection de ces renseignements, dans notre manière d’obtenir votre consentement éclairé, dans l’accès qui vous est donné à vos renseignements
personnels et quant à la personne à qui vous pouvez adresser vos questions ou préoccupations au sujet de la protection de vos renseignements personnels. Veuillez prendre le temps de lire ce qui suit.
La présente Politique en matière de protection des renseignements personnels s’applique à T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC.dans le cadre de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels s’inscrivant dans ses activités commerciales. Ces normes s’ajoutent à ses obligations professionnelles de confidentialité habituelles à l’égard de tous les renseignements relatifs à ses clients, conformément aux règles établies par l’ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Aux fins des présentes, « T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC.», la « Société » ou « nous » désigne T&S Moquin et Associés Inc..
Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel, sauf aux fins d’exercer ses activités de prestation de services professionnels à ses clients. Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps les modalités de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels, et pareilles modifications prennent effet sur-le- champ, sauf indication contraire.
La protection des renseignements personnels
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables et aux dix principes suivants, qui reflètent ceux énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25 (Québec).
Constituent des renseignements personnels, les renseignements, quels que soient leurs formes et leurs supports, concernant une personne identifiable, notamment les renseignements relatifs à sa race, à son origine ethnique, à son âge, à sa religion, à sa situation de famille, à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels, à ses opérations financières, ainsi que son adresse, son numéro de téléphone et les identificateurs numériques comme le numéro d’assurance sociale. N’en font pas partie le nom, la fonction, l’adresse et le numéro de téléphone au travail d’un employé d’une organisation.
Les dix principes en matière de protection des renseignements personnels que nous observons au quotidien
1. Responsabilité
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
3. Consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de sécurité
8. Transparence
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
1. Notre responsabilité par rapport à vos renseignements
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. a la responsabilité des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels devant s’assurer du respect de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels par la Société. Le responsable de la protection des renseignements personnels peut,
à l’occasion, désigner une ou plusieurs autres personnes de T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. pour agir en son nom. Il peut être joint aux adresses suivantes :
Par la poste
T&S Moquin et Associés Inc.
168 Boul St-Jean baptiste Châteauguay (Québec)J6K 3B5
Par courriel:
prp@tsmoquincpa.ca
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. demeure également responsable des renseignements personnels qui ont été confiés par ses soins à un tiers à des fins de traitement. Nous pouvons transmettre des renseignements personnels, notamment pour le stockage de données ou pour la prestation de services administratifs, à des tiers qui n’en feront aucune utilisation indépendante. Par la voie de dispositions contractuelles ou autrement, la Société exigera que lesdites parties s’engagent à mettre en œuvre, à l’égard des renseignements personnels, des mesures de protection d’un degré comparable à celles instaurées par T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC..
Les politiques et pratiques d’application des principes et procédures établis dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels de T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. englobent, des procédures pour protéger les renseignements personnels; des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements ainsi que pour y donner suite; et de la formation et de l’information sur les politiques et pratiques de T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. pour les membres du personnel.
Nous surveillerons constamment le respect des politiques et procédures énoncées dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Nous déterminerions les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Les renseignements personnels doivent être recueillis, utilisés ou communiqués par T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. uniquement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Si T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. veut utiliser des renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins non précisées antérieurement, elle précisera les nouvelles fins auxquelles elle les destine à la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent avant de les utiliser ainsi, sauf dans la mesure permise ou exigée par la loi.
3. Consentement pour l’utilisation de vos renseignements personnels
Sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas, T nous obtiendrons le consentement de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels. Pour que le consentement soit valable, nous veillerons à ce que la personne soit informée des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués et à ce que les fins en question soient énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière ils le seront.
Selon les circonstances et la nature des renseignements, la forme du consentement et la manière de l’obtenir peuvent aller du consentement écrit explicite au consentement implicite. Nous tiendrons aussi compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée pour déterminer la forme du consentement et la manière de l’obtenir.
Nous ne recueillerons, n’utiliserons ou ne communiquerons des renseignements personnels sans consentement seulement dans les cas où la loi le permet ou l’exige. Par exemple, chercher à obtenir le consentement de la personne concernée pourrait aller à l’encontre du but visé si les renseignements sont recueillis en vue de détecter et de prévenir une fraude.
Sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat, les personnes peuvent retirer leur consentement en tout temps, en transmettant un préavis raisonnable à T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC.. Nous informerions alors la personne concernée des éventuelles conséquences d’un tel retrait.
4. Limitation de la collecte
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Elle procédera de façon honnête et licite, et ce, uniquement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Nous n’utiliserions ni ne communiquerions de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette. T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. N’utilisera ou ne communiquera des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables
dans les circonstances. Nous utilisons généralement les renseignements personnels concernant ses clients à des fins honnêtes et légitimes se rapportant à la prestation de services professionnels, dont l’obtention et l’exécution de directives des clients, les communications avec les clients et la présentation de comptes rendus aux clients, la facturation et la comptabilité, ainsi que la
prévention des fraudes, autres activités illégales et erreurs. Pour parvenir à ces fins honnêtes et légitimes, nous pouvons à l’occasion communiquer des renseignements personnels sur ses clients à des organismes gouvernementaux, à des organismes de réglementation ou à d’autres tiers qui réaliseront des services pour le compte de T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. aux fins exposées dans la présente rubrique.
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. conserve les renseignements personnels pendant la période nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents. Ces politiques tiennent compte des règles déontologiques régissant la pratique de la profession de comptable professionnel agrée et de toutes les
exigences légales ou réglementaires applicables. T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin aux fins précisées, et ce, de façon sécuritaire et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents.
6. Exactitude des renseignements personnels
Nous déploierons des efforts pour veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. La Société ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis.
7. Mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. prendra des mesures raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les mesures de sécurité correspondront au degré de sensibilité des renseignements personnels.
Les méthodes de protection comprendront :
des moyens matériels (par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux)
des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires et des politiques régissant l’accès aux renseignements); et
des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement).
8. Transparence en matière de renseignements personnels
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels de la Société seront acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels.
9. Accès aux renseignements personnels
T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. Informera toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter, sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels dont T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. a la gestion et d’y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels de T&S MOQUIN ET ASSOCIÉS INC. doivent être acheminées à notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière prévue au paragraphe 1). Nous informerons les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de nos procédures relatives aux plaintes. Nous ferons une enquête sur
toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos pratiques au besoin.
